Allgemeine Geschäftsbedingungen

Die HLMC Events GmbH unterscheidet zwischen Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Teilnehmer sowie Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller (siehe unten).

AGBs für Teilnehmer an Konferenzen der HLMC Events GmbH

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen der HLMC Events GmbH, Linienstr. 131, 82041 Oberhaching (im Folgenden „HLMC“ genannt) gelten für alle Leistungen im Rahmen von Konferenzen, Schulungen, Workshops, Veranstaltungsserien und vergleichbaren Fortbildungsangeboten (im Folgenden „Konferenzen“ genannt), die die HLMC für Teilnehmer auf solchen Konferenzen erbringt.

2. Anmeldung und Vertragsschluss

  1. Angebote von der HLMC zur Teilnahme an Konferenzen sind freibleibend und unverbindlich.
  2. Anmeldungen zu Konferenzen als Teilnehmer können verbindlich nur via Internet, schriftlich oder per E-Mail erfolgen.
  3. Die Annahme der Anmeldung des Teilnehmers durch die HLMC ist erst dann verbindlich, wenn eine schriftliche Bestätigung der Anmeldung durch die HLMC vorliegt. Die Bestätigung erfolgt per E-Mail.
  4. Über die Annahme der Anmeldungen von Teilnehmern entscheidet die HLMC. Ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht.

3. Preise

Der Teilnahmebeitrag versteht sich pro Person und Veranstaltungstermin zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer. Er beinhaltet die Teilnahme an den Vorträgen sowie Mittagessen, Getränke in den Kaffeepausen und ggf. die Teilnahme an einer Abendveranstaltung.Eine nur stundenweise Teilnahme an einem Konferenztag berechtigt nicht zu einer Minderung des Konferenztagespreises.

4. Anreise und Unterkunft

Der Kunde bzw. der Teilnehmer ist grundsätzlich selbst für seine Anreise und Unterkunft verantwortlich. Die Hotelkosten sind von den Teilnehmern direkt mit dem Tagungshotel abzurechnen.

5. Zahlungsbedingungen

  1. Die Gebühren für den Besuch der Konferenz sind 14 Tage nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.
  2. Einwände gegen Rechnungen können nur dann berücksichtigt werden, wenn sie innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung schriftlich unter Angabe von Gründen gegenüber der HLMC erfolgen.
  3. Die erste Mahnung nach Zahlungsverzug erfolgt kostenfrei. Für jede weitere Mahnung werden zusätzlich 5,00 € Mahn- und Bearbeitungsgebühr erhoben.
  4. Teilnehmer, die zu Konferenzbeginn noch nicht bezahlt haben, haben die Möglichkeit mit Kreditkarte vor Ort zu bezahlen. Dies ist mit der HLMC jedoch im Vorfeld per E-Mail zu vereinbaren.

6. Umbuchungen

Nach Erhalt der Anmeldebestätigung kann der Teilnehmer bis zu 2 Tagen vor Beginn der Konferenz schriftlich einen Ersatzteilnehmer benennen. Diese Umbuchung ist kostenfrei; mehrtägige Konferenzteilnahmen können aber nur als Ganzes umgebucht werden.

7. Kündigung durch den Teilnehmer

Stornierungen von Anmeldungen können schriftlich oder per E-Mail erfolgen und werden bis zu 6 Wochen vor der Veranstaltung mit einer Stornierungsgebühr von 200,- € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer berechnet. Im Falle einer Absage innerhalb von 6 Wochen vor der Konferenz oder bei Nichterscheinen ist die volle Teilnahmegebühr fällig.

8. Kündigung durch die HLMC

  1. Die HLMC ist berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen, wenn der Teilnehmer mit der Zahlung des Teilnahmepreises in Verzug gerät und die Zahlung auch nicht nach Ablauf einer ihm gesetzten Nachfrist gezahlt wird. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus anderen Gründen (wie zum Beispiel einem vom Gesetzgeber ausgesprochenem Veranstaltungsverbot) bleibt unberührt.
  2. Die HLMC ist berechtigt, den Vertrag bis zu 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn zu kündigen, wenn die Durchführung der Konferenz wegen einer absehbaren geringen Beteiligung für sie nicht von Interesse ist. Zu diesem Zeitpunkt bereits geleistete Zahlungen werden dem Teilnehmer zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers gegen die HLMC sind ausgeschlossen, insbesondere besteht kein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall, es sei denn, die Kosten entstehen aufgrund grob fahrlässigen oder vorsätzlichem Verhalten von der HLMC.
  3. Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt (Umweltkatstrophen, Feuer, Streik, Pandemien, etc.) nicht möglich, werden die Teilnehmer umgehend informiert. Die Teilnahmegebühr kann in diesem Fall nicht erstattet werden. Ein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall ist ebenfalls ausgeschlossen.

9. Programmänderungen

Das Programm kann inhaltlich von der Programmankündigung abweichen. Die HLMC ist berechtigt, angekündigte Referenten durch andere zu ersetzen und andere notwendige Veränderungen unter Wahrung des Gesamtcharakters der Konferenz vornehmen.

10. Bild und Tonaufnahmen

Die HLMC ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen sowie Film- und Videoaufnahmen vom Konferenzgeschehen und Teilnehmern anfertigen zu lassen und für Marketingzwecke zu verwenden. Der Teilnehmer erklärt - soweit erforderlich - hiermit sein Einverständnis. Gleiches gilt für Aufnahmen, die Presse und/oder Fernsehen mit Zustimmung von der HLMC anfertigen.

Teilnehmer sind nicht berechtigt, Ton-, Film- oder Videoaufnahmen vom Konferenzgeschehen oder von Teilnehmern anzufertigen, ohne vorherige Rücksprache mit der HLMC.

11. Haftung und Schadenersatz

  1. Alle Konferenzen werden mit größtmöglicher Sorgfalt vorbereitet und durchgeführt. Ein Weiterbildungserfolg ist jedoch nicht geschuldet.
  2. Die HLMC haftet nicht für Schäden, die von Dritten (z.B.: Ausstellern, Teilnehmern, Mitarbeitern des Veranstaltungshotels) verursacht werden.
  3. Die HLMC haftet bei einer Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie Schäden, die auf der fahrlässigen oder vorsätzlichen Verletzung einer Kardinalpflicht durch die HLMC oder ihren gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen. Kardinalpflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des geschlossenen Vertrags überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
  4. Für Schäden, die nicht unter den vorstehenden Absatz 3 fallen, haftet die HLMC, wenn sie auf einer grob fahrlässigen Pflichtverletzung von der HLMC oder einer vorsätzlichen oder einer grob fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen von der HLMC beruhen. Die Haftung ist jedoch auf den typischen, voraussehbaren Schaden begrenzt.

12. Urheber- und Markenrechte

An Konferenzunterlagen, die einem Teilnehmer im Rahmen einer Konferenz in körperlicher oder elektronischer Form ausgehändigt werden, räumt die HLMC dem Teilnehmer ein nicht ausschließliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht zum Zwecke der Weiterbildung ein. Alle Rechte, auch die des Nachdrucks und der Vervielfältigung der Konferenzunterlagen oder von Teilen daraus sowie der öffentlichen Zugänglichmachung bleiben der HLMC vorbehalten.

Kein Teil der Konferenzunterlagen sowie der eingesetzten urheber- und markenrechtlich geschützten Software darf ohne schriftliche Genehmigung von der HLMC in irgendeiner Form, auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert, insbesondere nicht unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt, verbreitet, öffentlich wiedergegeben oder öffentlich zugänglich gemacht werden.

13. Datenschutz

  1. Die der HLMC übermittelten Anmeldedaten werden zur Vertragsabwicklung digital gespeichert.
  2. Die HLMC wird die vom Teilnehmer überlassenen Daten vertraulich behandeln und nur im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO) nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die im Zusammenhang mit dem Namen des Teilnehmers gespeichert sind.
  3. Die vom Teilnehmer übermittelten Bestandsdaten (Vorname, Nachname, Liefer- und Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, je nach Zahlungsart auch Kontoverbindung, Kreditkartennummer, Ablaufdatum der Kreditkarte) werden in der Kundendatenbank gespeichert und zum Zwecke der Erbringung der Leistung und zur Abrechnung verarbeitet, genutzt und - soweit notwendig - an dafür beauftragte Dienstleister weitergegeben.

14. Hausordnung

Die am Veranstaltungsort geltende Hausordnung ist einzuhalten.

15. Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung der der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Teilnehmer unwirksam sein oder werden oder sollte der Vertrag unvollständig sein, so bleiben die übrigen Klauseln des Vertrags oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen in ihrer Gültigkeit unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine solche Bestimmung ersetzt, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtswirksamer Weise wirtschaftlich am nächsten kommt.

16. Sonstiges

  1. Änderungen und Ergänzungen einschließlich Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
  2. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag, für den diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten, ist München.

Stand: 27. Januar 2021

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH

1. Anmeldung als Sponsor oder Aussteller

Die Anmeldung als Sponsor oder Aussteller zu einer Veranstaltung der HLMC Events GmbH kann per Post oder per E-Mail erfolgen und ist verbindlich. Dazu sind die jeweiligen Veran-staltungsverträge der HLMC Events GmbH zu nutzen. Mit der Anmeldung als Sponsor oder Aussteller werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller sowie die jeweiligen Sponsoren- bzw. Ausstellervereinbarungen verbindlich vom Sponsor bzw. Aussteller anerkannt.

2. Zuteilung der Ausstellungsflächen

Die Zuteilung der Ausstellungsfläche wird von der HLMC Events GmbH unter Berücksichti-gung des Veranstaltungsablaufs sowie der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten vorgenommen.

Die HLMC Events GmbH kann die Positionierung des Sponsors- oder Ausstellers gegebenen-falls auch nachträglich noch verändern – eine verbindliche Zusage an den Sponsor bzw. Aussteller erfolgt erst direkt auf der Veranstaltung.

Sollten durch den Gesetzgeber für eine Konferenz Änderungen hinsichtlich Standfläche, Standgröße, Standpositionierung, Anzahl erlaubten Standpersonals, Ausstattung des Standes usw. vorgeschrieben werden, gelten diese für den Sponsor oder Aussteller auch dann, wenn vertraglich andere Regelungen getroffen wurden.

3. Zahlungsziele

Die Bezahlung der Sponsoren- bzw. Ausstellergebühr zum in der entsprechenden Vereinba-rung festgelegten Fälligkeitstermin ist Voraussetzung für die Übergabe und Nutzung der zu-geteilten Standfläche. Eine Zahlung der Gebühr vor dem Bezug des Standes am Aufbautag mittels Kreditkarte ist nur unter vorheriger Absprache mit der HLMC Events GmbH möglich. Die dabei entstehenden Kreditkartengebühren trägt der Sponsor bzw. Aussteller.

4. Standaufbau und Standausstattung

Die HLMC Events GmbH bietet grundsätzlich nur Standflächen an – keinen Standbau. Jede Standfläche wird von der HLMC Events GmbH mit der in der entsprechenden Vereinbarung festgehaltenen Anzahl an Stehtischen und Barhockern ausgestattet. Ferner wird ein Stromanschluss (Dreifachsteckdose) bereitgestellt. Die restliche Standausstattung ist vom Sponsor bzw. Aussteller vorzunehmen.

Beim Aufbau des Standes dürfen weder an den Wänden noch am Boden des Hotels Verankerungen jeglicher Art vorgenommen werden. Das gilt auch für das Anbringen von Postern oder Plakaten. Hierfür wird dem Sponsor oder Aussteller auf Wunsch von der HLMC Events GmbH eine Pinnwand bereitgestellt. Für eventuelle Schäden, die durch den Aufbau des Standes am Hotel entstehen, haftet der Sponsor oder Aussteller, der ursächlich für diese Schäden verantwortlich ist.

Für den Aufbau des Standes werden dem Sponsor bzw. Aussteller rechtzeitig die Aufbauzei-ten mitgeteilt. Der Sponsor oder Aussteller muss spätestens bis zum Aufbauendtermin sei-nen Stand fertig aufgebaut haben

Eine Überschreitung der festgesetzten Standbegrenzung beim Aufbau der Stände ist nicht zulässig und muss im Vorfeld mit der HLMC Events GmbH vor der Erstellung der endgültigen Aufplanung der Veranstaltung abgestimmt werden.

Die Bewachung der Ausstellungsstände und Exponate obliegt dem Sponsor bzw. Aussteller. Die Reinigung des Standes obliegt ebenfalls dem Sponsor bzw. Aussteller.

5. Stornierung durch den Sponsor oder Aussteller

Eine Stornierung einer Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung durch den Sponsor oder Aussteller ist nach erfolgter Rechnungsstellung nicht mehr möglich. Bei einer Stornierung nach diesem Zeitpunkt hat der Sponsor oder Aussteller die volle Gebühr zu entrichten. Die HLMC Events GmbH behält sich darüber hinaus vor, Schadensersatzansprüche gegen den Sponsor oder Aussteller geltend zu machen, sofern der HLMC Events GmbH ein nachweislicher Schaden durch die Stornierung des Sponsors oder Ausstellers entsteht.

6. Stornierung durch die HLMC Events GmbH

Muss die HLMC Events GmbH auf Grund höherer Gewalt oder anderen wichtigen Gründen eine noch nicht begonnene Veranstaltung absagen, so erhält der Sponsor bzw. Aussteller die Gebühr zurückerstattet, sofern keine Verschiebung der Veranstaltung möglich ist.

Sollte eine Veranstaltung nicht abgesagt, sondern nur verschoben werden, wird der Sponsor bzw. Aussteller am Tag der Beschlussfassung der Verschiebung über die Verschiebung per E-Mail unterrichtet. In diesem Fall erhält der Sponsor oder Aussteller keine Rückerstattung der bereits geleisteten Zahlung, diese wird auf den Verschiebungstermin angerechnet.

Muss eine bereits begonnene Veranstaltung auf Grund Eintritts höherer Gewalt verkürzt oder abgebrochen werden, so hat der Sponsor oder Aussteller keinen Anspruch auf die Rückzahlung der Gebühr.

7. Erfüllungsort und Gerichtsstand

Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München.

8. Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller unwirksam sein oder werden oder sollte der Vertrag unvollständig sein, so bleiben die übrigen Klauseln des Vertrags oder der Allge-meinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller in ihrer Gültigkeit unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine solche Bestimmung ersetzt, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtswirksamer Weise wirtschaftlich am nächsten kommt.

Stand: 27. Januar 2021

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