Was bedeutet hybrid?

Eine hybride Konferenz bedeutet, dass Teilnehmende sowohl vor Ort als auch online an der Konferenz teilnehmen. Ab der MedConf 2023 lassen wir jedoch keine reinen Online Vorträge mehr zu, es besteht jedoch die Möglichkeit, dass ein Referent vor Ort ist und der Co-Referent (zum Beispiel aus dem Ausland) online zugeschaltet wird. Im folgenden soll auf die Auswirkungen eingegangen werden, die eine hybride Konferenz für die einzelnen teilnehmende Gruppen hat.

Was bedeutet hybrid für Teilnehmende?

Teilnehmende können sich aussuchen, ob sie vor Ort an der Konferenz teilnehmen möchten oder online die Konferenz verfolgen möchten. Für Teilnehmende vor Ort gibt es keine Einschränkungen im Vergleich zu einer reinen Präsenzkonferenz, es gibt sogar einen entscheidenden Vorteil: Da alle Vorträge über Zoom aufgezeichnet werden, können sich die Teilnehmenden im Nachgang die Vorträge nochmal ansehen, die sie nicht gesehen haben. Alle Teilnehmenden, sowohl die Präsenzteilnehmer als auch die Online Teilnehmer, erhalten nach der Konferenz einen Link zugesendet, der den Zugang zu allen Vorträgen und Keynotes der Konferenz gestattet.

Interaktive Elemente wie Workshops oder Intensiv Coachings werden nicht hybrid angeboten, da hier die Qualität zu sehr leiden würde.

Was bedeutet hybrid für Vortragende?

Im Vergleich zu einer reinen Präsenzkonferenz ergeben sich kleinere Änderungen für Vortragende. Generell steht in jedem Vortragsraum ein Präsentationsrechner der HLMC, der von den Vortragenden gerne genutzt werden kann. Dieser Rechner ist bereits vollständig verkabelt mit der Konferenztechnik und es ist ein Zoom Client installiert. Vortragende können ihren Vortrag auf einem USB Stick spielen und auf den Präsentationsrechner übertragen. Gerne können Sie uns Ihren Vortrag auch per Mail zukommen lassen, dann ist er bereits auf dem Präsentationsrechner, wenn Sie zur Konferenz kommen.

Vortragende, die ihren eigenen Rechner benutzen möchten, müssen dabei folgendes beachten:

  1. Es muss ein Zoom Client auf dem Rechner installiert sein
  2. Sowohl die Audio als auch die USB Anschlüsse dürfen nicht gesperrt sein (Anschluss für die Tonübertragung vom Mikrofon sowie für den Presenter zur Weiterschaltung der Folien)
  3. Der Rechner muss über einen HDMI Anschluss verfügen.
  4. Der eigene Rechner muss an das Stromnetz angeschlossen werden, damit genügend Power zur Verfügung steht, die Strecke des HDMI-Kabels zum Beamer (15 Meter) zu überbrücken.
  5. Alle Energiespareinstellungen müssen vollständig ausgeschaltet sein, da ansonsten nach einer gewissen Zeit der Ton nicht mehr übertragen wird.
  6. Der Rechner muss am Morgen des Vortragstages zwischen 08 Uhr 00 und 09 Uhr 00 von unseren Konferenztechnikern getestet werden, ob er alle Anforderungen erfüllt.

 

Was bedeutet hybrid für Sponsoren und Aussteller?

Sponsoren und Aussteller haben zusätzlich zu ihrem Stand vor Ort auch noch die Möglickeit über die Chatfunktion von Zoom mit den Online Teilnehmern zu kommunizieren. Jeder Sponsor bzw. jeder Aussteller erhält dafür 2 Online Zugänge.

Was bedeutet hybrid für Moderatoren?

Für Moderatoren wird der Aufwand im  Vergleich zu einer reinen Präsenzkonferenz etwas höher, da sie auch gleichzeitig Host in Zoom sind. Moderatoren müssen bei einer hybriden Konferenz ihren eigenen Rechner mitbringen, auf dem ein Zoom Client installiert ist. Hier müssen die Moderatoren den Charverlauf überprüfen, ob von den Online-Teilnehmern Fragen gestellt werden. Ferner erhalten alle Moderatoren auf der Konferenz eine Einweisung in die Technik von unserem Konferenztechniker. Dieser wird auch über den gesamten Konferenzzeitraum für Fragen zur Verfügung stehen.

Sie haben noch Fragen zum hybriden Konzept? Schreiben Sie uns eine Mail, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

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